Merverdiavgift ved utleie av næringslokaler

Merverdiavgiftsloven slår fast hovedregelen rett ut: omsetning og utleie av fast eiendom er unntatt fra loven. Det gjelder både salg og utleie, og det gjelder varer og tjenester som følger med utleien. Leier du ut en bolig eller et lagerlokale uten videre, er det ingen mva å forholde seg til — verken på leien du fakturerer, eller på kostnadene du har.

Loven lister opp noen konkrete unntak fra unntaket — blant annet utleie av hotellrom og lignende, utleie av parkeringsplasser i parkeringsvirksomhet og utleie av lagerbokser er avgiftspliktig uansett. Vanlig utleie av kontor-, lager- eller butikklokaler faller ikke inn under disse særreglene — det er hovedregelen over som gjelder, med mindre du gjør noe aktivt.

Det aktive grepet er frivillig registrering. Merverdiavgiftsloven gir utleiere av bygg eller anlegg rett til å registrere seg frivillig i Merverdiavgiftsregisteret når lokalet brukes i virksomhet som selv er registrert etter loven — altså typisk en leietaker som driver alminnelig, avgiftspliktig næringsvirksomhet i lokalet. Loven stiller også et konkret vilkår: det må foreligge en bindende leieavtale før arealet kan omfattes av registreringen.

Er du registrert, snus bildet fullstendig for det arealet registreringen dekker: du skal beregne utgående merverdiavgift på husleien, med alminnelig sats på 25 prosent. Til gjengjeld får du fradrag for inngående merverdiavgift på kostnader knyttet til det samme arealet — oppussing, vedlikehold, forsikring av lokalet og lignende. Det er derfor registreringen som regel lønner seg når leietakeren selv er mva-registrert: leietakeren får fradrag for mva-en på leien uansett, mens du som utleier får fradrag på egne kostnader du ellers måtte tatt hele regningen for selv.

Det som overrasker flest, er ikke registreringen selv, men det som følger etter. Har du fått fradrag for inngående merverdiavgift på en ny-, på- eller ombygging av eiendommen — og fradraget er stort nok til at bygget regnes som en «kapitalvare» etter lovens definisjon — løper det en justeringsperiode på ti år fra fullføringen. I hvert av de ti årene skal en tidel av det opprinnelige fradraget vurderes på nytt, ut fra hvor stor andel av bygget som faktisk er avgiftspliktig utleid det året.

Endrer bruken seg — leietakeren flytter ut og erstattes av en som ikke er avgiftspliktig, eller omvendt — kan det bety at du må betale tilbake en del av fradraget, eller at du får mer fradrag enn du opprinnelig tok. Dette er den delen av regelverket som er lettest å glemme, fordi konsekvensen dukker opp år etter at ombyggingen er ferdig og glemt.

Som eksempel på mekanikken, ikke som et tall du kan bruke direkte: har du fått fradrag for merverdiavgift på en ombygging, fordeler regelverket det fradraget på ti år — én tidel per år. Står lokalet avgiftspliktig utleid gjennom hele det aktuelle året, er ingenting å justere. Blir det stående tomt eller leid ut til en leietaker uten fradragsrett i for eksempel fem av de gjenværende årene, skal tilsvarende andel av fradraget for de årene betales tilbake. Selskapets kontoplan må derfor kunne vise historikken langt lenger enn selve inntektsåret — en ombygging fra i fjor kan fortsatt påvirke mva-oppgjøret om ni år.

Vær ærlig med deg selv om hva dette betyr i praksis: et frivillig mva-registrert utleieforhold er ikke lenger «bare» et regnskapsproblem — det er et løpende mva-regnskap, med innberetning til Skatteetaten hver termin. Ledgio bokfører i dag utgående merverdiavgift på fakturaer, men håndterer ikke inngående merverdiavgift på kostnader, og kan derfor ikke sette opp eller levere en mva-melding. Er selskapet ditt mva-registrert — også gjennom en frivillig registrering på ett næringslokale — dekker Ledgio ikke hele regnskapet ditt per i dag. Se hva Ledgio ikke gjør for hele listen, og bruk et system eller en regnskapsfører som dekker mva-siden ved siden av, til resten er bygget.

• Er leietakeren selv mva-registrert, slik at frivillig registrering faktisk gir leietakeren fradragsrett på leien?
• Foreligger det en bindende leieavtale for arealet du vil registrere?
• Har du et system — internt eller hos en regnskapsfører — som kan beregne og levere mva-meldingen hver termin, med riktig fordeling mellom avgiftspliktig og unntatt areal?
• Har du oversikt over eventuelle ny-, på- eller ombygginger de siste ti årene, og en rutine for å vurdere justeringsplikten hvert år?