Regnskap for utleie-AS: dette må du ha på plass

Det første som overrasker mange som flytter utleien inn i et aksjeselskap, er at «regnskapsplikt» og «bokføringsplikt» ikke er to ord for det samme. De er to plikter, de utløses hver for seg, og et AS har begge.

• Regnskapsplikt følger av regnskapsloven. Alle aksjeselskaper er regnskapspliktige — se regnskapsloven § 1-2. Plikten handler om dokumentet du lager når året er omme: årsregnskapet, som skal fastsettes av generalforsamlingen og sendes inn.
• Bokføringsplikt følger av bokføringsloven, og den som er regnskapspliktig er automatisk også bokføringspliktig. Denne plikten handler om arbeidet du gjør hele året: hver transaksjon bokført, hver bokført opplysning dokumentert med et bilag, og alt sammen oppbevart.

Poenget er ikke akademisk. Det finnes ingen nedre grense som gjør et aksjeselskap fritatt fra å føre løpende regnskap. Et AS med én leilighet, én leietaker og tolv innbetalinger i året har nøyaktig samme bokføringsplikt som et med femti. Forskjellen ligger i arbeidsmengden, ikke i kravet.

Det som følger av det: du kan ikke samle kvitteringene i en skoeske og gjøre alt i mars. Bokføringen skal skje løpende, og hver postering skal kunne føres tilbake til et bilag. Hvor lenge dokumentasjonen skal oppbevares, står i bokføringsloven § 13 — fristen er endret før, så slå den opp der i stedet for å stole på hukommelsen.

Kontoplanen er listen over «hyllene» beløpene legges på. Den føles som en teknikalitet mens du fører, og viser seg å være grunnstammen når året skal avsluttes: skattemeldingens næringsspesifikasjon bygger på Skatteetatens standardkontoplan, og det er kontonummeret som avgjør hvilken linje beløpet havner på der. Fører du feil hylle i mars, retter du det i mai — eller lar være og leverer feil.

Et utleie-AS trenger i praksis disse gruppene:

• Eiendommen som anleggsmiddel, med tomteverdien skilt ut. Tomt avskrives ikke; bygningen gjør det. Er de ført samlet, må de skilles før første avskrivning.
• Én balansekonto per lån. Har selskapet tre lån, er det tre kontoer — ikke én samlepost. Det er den eneste måten å se restgjelden per lån uten å regne den ut på nytt hver gang.
• Leieinntekt, skilt fra andre inntekter som viderefakturert strøm eller gevinst ved salg.
• Driftskostnadene hver for seg: kommunale avgifter og eiendomsskatt, forsikring, vedlikehold, felleskostnader, strøm, renhold.
• Finanspostene: renter for seg, termingebyr for seg. Avdrag er ingen av delene — det reduserer gjelden i balansen.
• Depositum som gjeld. Pengene er leietakerens, og de skal uansett stå på en egen konto i leietakerens navn — se guiden om depositum.

SAF-T Regnskap er et standardisert filformat for regnskapsdata, bygget på en OECD-anbefaling og fastsatt av Skatteetaten. Poenget med det er at en kontrollør skal kunne lese regnskapet ditt uten å kjenne systemet du bruker.

Kravet er verdt å forstå presist, fordi det ofte gjengis feil: du skal ikke sende inn SAF-T hvert år. Du skal kunne produsere filen når Skatteetaten ber om den — i praksis ved et bokettersyn. Det er en beredskapsplikt, ikke en innleveringsfrist, og derfor er den lett å ignorere helt til dagen den ikke er det.

Det finnes et unntak for de aller minste, målt i omsetning. Men unntaket har en hale som gjør det mindre nyttig enn det høres ut: kravet gjelder uansett så lenge de bokførte opplysningene faktisk er elektronisk tilgjengelige — altså for alle som fører regnskapet i et system. Grensene og ordlyden står hos Skatteetaten om SAF-T Regnskap.

I praksis er dette ikke noe du gjør — det er noe systemet ditt må kunne. Det eneste du bør sjekke, er at det faktisk finnes en knapp som gir deg filen, og at du har prøvd den én gang mens ingen krever noe. Et regneark kan ikke produsere SAF-T.

Skal du flytte regnskapet fra ett system til et annet — eller fra et regneark til et system — er åpningsbalansen hele jobben. Den er svaret på ett spørsmål: hva eier og skylder selskapet den dagen det nye systemet overtar?

For et utleie-AS er det som regel disse linjene:

• Eiendommen til bokført verdi — altså kostpris minus avskrivninger så langt. Ikke markedsverdi, og ikke det du tror den er verdt.
• Eventuelle andre driftsmidler, også til bokført verdi.
• Bankinnskudd per skjæringsdatoen.
• Ubetalt leie som fortsatt skyldes selskapet.
• Restgjelden på hvert lån, per samme dato.
• Depositum og annen gjeld.
• Egenkapitalen — aksjekapital, og opptjent egenkapital som det beløpet som får balansen til å gå opp.

To ting går galt oftest. Det første er skjæringsdatoen: alt som skjedde før den hører hjemme i det gamle systemet, og alt etter i det nye. Blandes de, føres noe to ganger — og det oppdages først når balansen ikke går i null. Det andre er å legge inn åpningsbalansen som «vanlige» transaksjoner. Den er ikke det. Den er utgangspunktet, og skal legges inn én gang; inngående balanse for senere år regnes ut fra den pluss alt som er ført siden.

Har det gamle systemet en SAF-T-eksport, er den den enkleste veien over: filen inneholder både kontoplanen og saldoene, og slipper deg for å skrive av tall manuelt.

Årsoppgjøret for et AS er ikke ett skjema. Det er fire leveranser til tre mottakere, og de har hver sin frist. Rekkefølgen under er den de bygger på hverandre i.

• Er hver transaksjon bokført med et bilag som kan finnes fram igjen?
• Er terminbeløpet på lånet splittet i renter, avdrag og gebyr — og ikke ført som én kostnad? Se hvorfor.
• Er årets større arbeider vurdert som vedlikehold eller påkostning, før de ble bokført?
• Er hvert lån på sin egen balansekonto, og stemmer saldoen med bankens?
• Har du prøvd SAF-T-eksporten én gang, mens ingen krever den?
• Er aksjeeierboken oppdatert hvis noe har skjedd med eierne?
• Går balansen i null på hvilken som helst dato du velger? Gjør den ikke det, er det noe som mangler — ikke en avrundingsfeil.