Bokfør et bilag — med og uten AI

Trykk «+ Ny transaksjon» øverst til venstre på Transaksjoner-siden. Dialogen som åpnes har tre faner:

• Enkel — det vanlige. Du velger en kategori — «hva gjelder det?», f.eks. «Løpende vedlikehold» eller «Strøm og oppvarming» — og betalingsmåte; konto, type og debet/kredit følger av kategorien. Vil du se eller velge kontonummeret selv, slår du på Vis kontonummer i velgeren, eller går rett til Vis hele kontoplanen.
• Manuell — debet og kredit direkte, for spesialtilfeller som ikke passer i Enkel. Bruk den når du vet hva du gjør, eller når hjelpeassistenten har foreslått kontoene.
• Lånebetaling — terminbeløp fra banken, der renter, avdrag og gebyr splittes. Egen veiledning: Lån og lånebetaling.

Trykk Få forslag fra bilaget og velg filen (PDF eller bilde). Etter noen sekunder står dato, beløp, leverandør, beskrivelse og et forslag til kategori i skjemaet, med meldingen «Forslag hentet fra bilaget. Forslaget må kontrolleres før du bokfører». AI-en leser selskapets egen kontoplan for å foreslå kategori; fant den ikke en passende, kan den ha opprettet en ny konto — det står i så fall i meldingen.

• Ett bilag → skjemaet fylles ut med én gang, og du lagrer selv.
• Flere bilag samtidig → de legges i en kø som kjører i bakgrunnen. Hvert bilag blir et utkast i transaksjonslisten under, som du åpner og bekrefter ett og ett. Er AI-en usikker på et av dem, får det status Til avklaring i stedet.
• Uten AI — du kan laste opp bilaget og fylle ut selv. Bilaget vises ved siden av skjemaet mens du skriver.

Gå gjennom skjemaet ovenfra:

• Hva gjelder det? — kategorien. Velg en kategori merket «aktiveres i balansen» (f.eks. «Oppussing som øker verdien» eller «Større kjøp som varer») når regningen er en påkostning som skal avskrives, ikke en vanlig kostnad (se Eiendeler og avskrivning og guiden om vedlikehold mot påkostning). Passer ingen kategori, søker du opp kontoen direkte med Vis hele kontoplanen, eller legger til en egen konto innenfor standardintervallet.
• Dato bokført — datoen hendelsen gjelder (fakturadato), ikke dagen du betalte. Det er bokføringsdatoen, og den styrer hvilken måned kostnaden havner i.
• Beløp — alltid positivt; kategorien avgjør fortegnet.
• Eiendom — hvilken eiendom det gjelder, eller «Ingen / generell» for felleskostnader. Har leverandøren en tidligere føring, kan kategori og eiendom bli forhåndsutfylt med teksten «Foreslått fra tidligere føringer» — bytt fritt, ditt eget valg vinner alltid.

Betalingsmåte forteller Ledgio hvor pengene kom fra, og dermed hvilken balansekonto som er motpost:

• Bankkonto / Firmakort — betalt fra selskapets konto. Betalt-datoen fylles inn automatisk lik bokføringsdatoen; rett den hvis betalingen skjedde en annen dag.
• Faktura — ikke betalt ennå. Kostnaden føres nå, mot leverandørgjeld. Når du betaler, åpner du Rediger på transaksjonen og setter Dato betalt — da flyttes beløpet fra leverandørgjeld til bank på den dagen.
• Utlegg — en eier la ut privat. Motposten er mellomregning med eier, og du velger Hvem la ut? hvis selskapet har flere eierkontoer. Dashbordet viser «Oppgjør mellom eiere» ut fra disse.

Gjelder regningen en periode — forsikring for et år, kommunale avgifter for et kvartal — slå på Periodiser over flere måneder og sett start- og sluttdato for perioden. Skjemaet viser forhåndsvisningen: beløpet fordeles likt per måned. Du kan også periodisere i ettertid fra Regnskap → Bilag.

Trykk Bokfør transaksjon. Meldingen «Lagret og bokført» betyr at posteringene er laget og transaksjonen har fått bilagsnummer. Transaksjonen dukker opp øverst i listen under, med 📎 for bilaget.

Rediger på raden retter beløp, dato, konto eller eiendom; posteringene lages på nytt. Reverser transaksjon (under Regnskap → Bilag) lager en motsatt transaksjon med dagens dato, slik at originalen står urørt i historikken — riktig når perioden er rapportert. Slett fjerner transaksjonen og posteringene helt.