Bokfør et bilag — med og uten AI
Det meste du gjør i Ledgio, er dette: en faktura kommer, du laster den opp, AI-en fyller ut skjemaet, og du kontrollerer og lagrer. Ingenting bokføres før du har sett det. Her er skjemaet felt for felt.
Alleca. 8 minOppdatert
Du trenger
- Et bilag som PDF eller bilde (valgfritt — du kan fylle ut uten)
Bokføring → Ny føring
Åpne «Ny føring» og velg inngang
Øverst på Bokføring-siden ligger skjemaet med tre faner:
- Enkel — det vanlige. Du velger type (kostnad, inntekt eller investering), konto og betalingsmåte; debet og kredit utledes for deg.
- Manuell — debet og kredit direkte, for spesialtilfeller som ikke passer i Enkel. Bruk den når du vet hva du gjør, eller når hjelpeassistenten har foreslått kontoene.
- Lånebetaling — terminbeløp fra banken, der renter, avdrag og gebyr splittes. Egen veiledning: Lån og lånebetaling.
Hvorfor finnes Manuell i det hele tatt?
Målet er at du aldri skal se debet og kredit i normalflyten. Men et regnskapssystem som ikke kan føre en spesiell postering, er et system du før eller siden må gå rundt. Manuell er det bevisste unntaket — og den balanserer like strengt som alt annet.
Enkel → Fyll ut med AI fra bilag
Last opp bilaget og la AI-en fylle ut
Trykk Fyll ut med AI fra bilag og velg filen (PDF eller bilde). Etter noen sekunder står dato, beløp, leverandør, beskrivelse og et forslag til konto i skjemaet, med meldingen «Fylt ut av AI — kontroller og lagre». Fant ikke AI-en en passende konto, kan den ha opprettet en ny i kontoplanen — det står i så fall i meldingen.
- Ett bilag → skjemaet fylles ut med én gang, og du lagrer selv.
- Flere bilag samtidig → de legges i en kø som kjører i bakgrunnen. Hvert bilag blir et utkast i føringslisten under, som du åpner og bekrefter ett og ett. Er AI-en usikker på et av dem, får det status Til avklaring i stedet.
- Uten AI — du kan laste opp bilaget og fylle ut selv. Bilaget vises ved siden av skjemaet mens du skriver.
Hvorfor bokfører ikke AI-en bare ferdig?
Fordi en feil som ser riktig ut er den dyreste feilen i et regnskap. AI-en leser bilaget bedre enn de fleste av oss skriver av det — men den vet ikke at fakturaen fra rørleggeren gjaldt hybelen og ikke boligen din. Derfor foreslår den, og du bekrefter. Og er den usikker, gjetter den ikke: bilaget legges i «Til avklaring» og påvirker ingen tall før du har tatt stilling.
Kontroller feltene
Gå gjennom skjemaet ovenfra:
- Type — kostnad, inntekt eller investering. Velg investering når regningen er en påkostning som skal avskrives (se Eiendeler og avskrivning og guiden om vedlikehold mot påkostning).
- Dato — datoen hendelsen gjelder (fakturadato), ikke dagen du betalte. Det er bokføringsdatoen, og den styrer hvilken måned kostnaden havner i.
- Beløp — alltid positivt; typen avgjør fortegnet.
- Konto — søk på nummer eller navn. Passer ingen, kan du legge til en egen konto innenfor standardintervallet.
- Eiendom — hvilken eiendom det gjelder, eller «Ingen / generell» for felleskostnader.
Velg betalingsmåte — det avgjør motposten
Betalingsmåte forteller Ledgio hvor pengene kom fra, og dermed hvilken balansekonto som er motpost:
- Bankkonto / Firmakort — betalt fra selskapets konto. Betalt-datoen fylles inn automatisk lik bokføringsdatoen; rett den hvis betalingen skjedde en annen dag.
- Faktura — ikke betalt ennå. Kostnaden føres nå, mot leverandørgjeld. Når du betaler, åpner du Rediger på føringen og setter Dato betalt — da flyttes beløpet fra leverandørgjeld til bank på den dagen.
- Utlegg — en eier la ut privat. Motposten er mellomregning med eier, og du velger Hvem la ut? hvis selskapet har flere eierkontoer. Dashbordet viser «Oppgjør mellom eiere» ut fra disse.
Hvorfor to datoer?
Dato (bokført) styrer resultatet; dato betalt styrer kontantstrømmen. En forsikring med fakturadato 20. desember og betaling 5. januar er en kostnad i desember og en utbetaling i januar. Ledgio holder de to fra hverandre, og det er grunnen til at kontantstrømoppstillingen stemmer med banken mens resultatet stemmer med året.
Periodiser hvis kostnaden gjelder flere måneder
Gjelder regningen en periode — forsikring for et år, kommunale avgifter for et kvartal — slå på Periodiser og sett start- og sluttdato for perioden. Skjemaet viser forhåndsvisningen: beløpet fordeles likt per måned. Du kan også periodisere i ettertid fra Rapporter → Bilag.
Hvorfor er det slik?
Uten periodisering får desember hele forsikringen og de andre elleve månedene ingenting — og «resultat per måned» på dashbordet blir meningsløst. Periodiseringen flytter kostnaden til månedene den gjelder, via en mellomkonto, uten å røre bankposteringen: pengene gikk jo ut én gang.
Lagre — det er bekreftelsen
Trykk Lagre føring. Meldingen «Lagret og bokført» betyr at posteringene er laget og føringen har fått bilagsnummer. Føringen dukker opp øverst i listen under, med 📎 for bilaget.
Hvorfor er det ingen egen «bekreft»-knapp her?
Fordi du er bekreftelsen. Regelen «AI foreslår, mennesket bekrefter» handler om AI-en — når et menneske sender inn et skjema det har kontrollert, er det bekreftet. Utkast fra AI-køen, derimot, må bekreftes eksplisitt i listen (enkeltvis eller flere om gangen med avkrysningsboksene).
Bilagsnummeret tildeles i den rekkefølgen føringer bekreftes, starter på 1 hvert år, og endres aldri. Sletter du en føring, får ingen annen nummeret hennes — hullet er sporet av at noe ble slettet, som norsk bokføringsskikk krever.
Bokføring → Rediger · Rapporter → Bilag
Rett, reverser eller slett
Rediger på raden retter beløp, dato, konto eller eiendom; posteringene lages på nytt. Reverser føring (under Rapporter → Bilag) lager en motsatt føring med dagens dato, slik at originalen står urørt i historikken — riktig når perioden er rapportert. Slett fjerner føringen og posteringene helt.
Hvorfor kan ikke bilagsfilen byttes ut?
Originalbilaget endres aldri. Filen du lastet opp kan ikke overskrives — det er sperret i lagringen, ikke bare i knappene. Skal noe rettes, rettes føringen; lastet du opp feil fil, laster du opp den riktige i tillegg. Et bilag du ikke kan stole på, er ikke et bilag.
Veiledningen beskriver appen slik den er i dag, og oppdateres når en flyt endres. Stemmer ikke noe med det du ser, si fra — da er det vi som har glemt å oppdatere teksten.