Regnskap for utleie av bolig

Utleie er ikke et komplisert regnskap. Det er to tall og en bunke kvitteringer: hva du har fått inn i leie, og hva du har betalt for å ha eiendommen. Overskuddet er differansen, og det er overskuddet du skatter av.

Grunnen til at det likevel går galt for mange, er ikke matematikk. Det er at kvitteringene ligger fem forskjellige steder i mars, at ingen husker om vaskehjelpen i juli var på hybelen eller i egen bolig, og at forsikringen betales én gang i året på en konto ingen ser på. Alt som gjør utleieregnskap vanskelig, handler om å samle inn — ikke om å regne.

Fire ting bør derfor være på plass, og de er de samme uansett om du leier ut en hybel eller fire leiligheter:

• En skriftlig leiekontrakt per leieforhold, med leie, periode og hva som inngår.
• En egen konto som leien går inn på og kostnadene ut fra. Det er ikke et krav, men det er forskjellen på ti minutters arbeid og en helg.
• Bilag på hver kostnad — faktura eller kvittering, med dato og beløp. Et fradrag du ikke kan dokumentere, er et fradrag du ikke bør føre.
• Én oversikt som oppdateres løpende, ikke én gang i året.

Ikke nødvendigvis. Skatteetaten skiller mellom utleie som er skattefri og utleie som er skattepliktig, og hva som gjelder deg avhenger blant annet av hva slags eiendom du leier ut, hvor stor del av den du leier ut, og om du selv bor der. Leier du ut en del av boligen du selv bor i, kan inntekten være skattefri; leier du ut en egen utleiebolig, er den som hovedregel skattepliktig.

Dette er ett av punktene der du bør lese kilden selv i stedet for oss, fordi det er detaljene i din situasjon som avgjør. Reglene står samlet hos Skatteetaten om utleie av bolig og eiendom.

Er utleien skattepliktig, er det overskuddet som beskattes — ikke leien. Det er nettopp derfor det lønner seg å ha orden på kostnadene: hver dokumenterte kostnad trekker fra det beløpet skatten regnes av.

Skatteetaten navngir selv hvilke kostnader som er fradragsberettigede ved skattepliktig utleie. Listen under er deres kategorier, gjengitt med våre ord:

• Kommunale avgifter og eiendomsskatt — vann, avløp, renovasjon og eiendomsskatt på utleieobjektet.
• Forsikring på bygningen og på innbo som følger med utleien.
• Vedlikehold — arbeid som setter eiendommen tilbake i den stand den har vært i. Merk skillet mot påkostning; det er stort nok til å ha sin egen guide.
• Husleie og felleskostnader når objektet ligger i et borettslag eller sameie.
• Annonsering, formidling og visning — det det koster å skaffe en leietaker.
• Festeavgift hvis tomten er festet.
• Strøm, oppvarming og renhold i den grad du dekker det.
• Reisekostnader knyttet til utleien.
• Gebyr for depositumskonto — det er utleier som dekker opprettelsen.
• Eiendomstaksering.
• Møbler og innbo som følger med utleien.

Vi gjengir dette fordi det er nyttig å vite hva man skal lete etter i bilagsbunken. Vi gir ikke skatteråd utover det: gjelder spørsmålet ditt hvor mye av en konkret kostnad som kan føres, er det Skatteetaten eller en regnskapsfører som skal svare.

De fleste private utleiere driver ikke næring. Blir omfanget stort nok — mange enheter, mye aktivitet, drift som ligner en bedrift — kan utleien bli regnet som næringsvirksomhet, og da endres både skattesatsen og hva du må levere. Skatteetaten har en egen veiledning for om du er næringsdrivende.

Er du der, eller nærmer deg, er det som regel et poeng å legge utleien i et aksjeselskap i stedet — ikke minst fordi regnskapsplikten da er tydelig, i stedet for å være noe man plutselig oppdager at man har hatt.

Uansett om du fører i et system eller i et regneark: ta vare på leiekontraktene, kvitteringene, fakturaene, kontoutskriftene og dokumentasjonen på depositumskontoen. Et fradrag lever eller dør med bilaget. Blir du spurt om et beløp tre år senere, er spørsmålet aldri «husker du det?» — det er «kan du vise det?».

Det billigste tidspunktet å legge et bilag på plass, er den dagen det kommer. Alt annet er en jobb du gir til deg selv i april.