Derfor kan du ikke overskrive et bilag i Ledgio

Det skjer. Du skulle bokføre fakturaen fra rørleggeren, og det som ble lastet opp var forrige måneds strømregning. Det naturlige er å finne bilaget, trykke på det og bytte det ut med den riktige filen.

Det går ikke i Ledgio. Ikke fordi knappen mangler, men fordi det ikke finnes noen vei dit i det hele tatt. Det er ikke en mangel vi skal fikse — det er hele grunnen til at et bilag er verdt noe.

Et bilag er dokumentasjonen bak en transaksjon: fakturaen, kvitteringen eller kontoutskriften som viser at beløpet i regnskapet har en virkelig hendelse under seg. Bokføringsloven krever i § 10 at bokførte opplysninger skal være dokumentert, og at dokumentasjonen ikke skal endres etter at den er utstedt. Etter § 13 skal den dessuten oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, i lesbar form hele veien.

Poenget med begge kravene er det samme: noen skal kunne kontrollere tallet i ettertid — Skatteetaten, en revisor, en kjøper av selskapet, eller du selv om tre år. Og et bilag som kan byttes ut i stillhet beviser ingenting. Da er det bare en fil som tilfeldigvis ligger ved siden av et beløp.

Sperren ligger ikke i skjermbildet. Den ligger i fillagringen: når en fil først er lastet opp, finnes det ingen «overskriv»-operasjon for den — verken for deg, for en knapp vi kunne ha glemt å skjule, eller for oss som lager Ledgio. Vi har ikke skrudd av muligheten; den er aldri gitt.

I tillegg er koblingen mellom transaksjonen og filen låst i databasen. En transaksjon kan ikke pekes mot en annen fil enn den den ble opprettet med. Det stenger den bakveien som ellers ville vært like god som å bytte selve filen: å la fila stå, men flytte transaksjonen over på en annen. Mer om hvordan dette henger sammen med resten av sikkerhetsarbeidet står på sikkerhetssiden.

Unntakene er villet: et enkelt bilag kan slettes fra transaksjonen, og slettes transaksjonen, slettes bilagsfilen med den. Å fjerne noe helt er noe annet enn å bytte det ut under et beløp som blir stående.

• Feil beløp, dato eller konto — rediger transaksjonen. Posteringene lages på nytt, og filen står urørt. Se veiledningen for å bokføre et bilag, steg 7.
• Feil fil — last opp den riktige i tillegg. Begge blir liggende, og det er greit: den som leser regnskapet ser hva som faktisk ble lastet opp, og når.
• Hele transaksjonen er feil — slett den. Bilaget følger med, og bilagsnummeret blir aldri gjenbrukt.
• Perioden er allerede rapportert — reverser i stedet for å slette. Da lages en motsatt transaksjon med dagens dato, og originalen står igjen i historikken slik den var.

AI-en i Ledgio leser bilaget og foreslår transaksjonen, men den bokfører aldri selv — det er også en regel av samme slag, og den er forklart i guiden om AI-en som leser bilag.

Sperren mot å overskrive et bilag er irriterende nøyaktig den dagen du lastet opp feil fil. Alle de andre dagene er den grunnen til at tallene kan stoles på — av deg, av regnskapsføreren din, og av den som en gang skal kontrollere dem.